BEOGRAD, Planiranje događaja može da bude stresan proces, ali i ne mora tako da bude. Predstavljamo vam nekoliko korisnih savjeta za uspješnu organizaciju i planiranje korporativnih i poslovnih događaja koji će vam pomoći da postanete majstor u ovom poslu.
1. Počnite što je prije moguće
Počnite da planirate čim to bude bilo moguće. Ako je vaš događaj veliki (poput posjeta ambasada, međunarodnih takmičenja, korporativnih seminara), realno je da počnete da planirate od četiri mjeseca do pola godine unaprijed.
Manji događaji moraju da se planiraju najmanje mjesec dana unapred. Da biste bili sigurni da će na kraju sve biti kako treba, pokušajte da osigurate da su svi ugovori s učesnicima i dobavljačima završeni nekoliko nedjelja prije događaja.
2. Budite fleksibilni
Dok događaj planirate, stvari će se mnogo puta promjeniti. Bilo da je u pitanju vrijeme održavanja događaja, mjesto na kome se odigrava ili čak vrsta događaja koji organizujete, morate biti prilagodljivi i spremni na brze promjene.
3. Pregovarajte
Uprkos tome šta će vam reći mnogi prodavci ili dobavljači, o svemu možete da pregovarate. Ne zaboravite da uz svaki događaj idu i određeni nepredviđeni troškovi, pa pokušajte da pregovarate o najnižoj cijeni za koju možete da dobijete uslugu ili proizvod.
Odredite svoj budžet prije susreta s dobavljačima i sporednim saradnicima i ponudite im da im platite 5-10% manje od onoga što imate u budžetu. Vaši potencijalni saradnici će vjerovatno pokušavati da povećaju cijenu, ali ne zaboravite da su i oni tu zato što žele da sklope posao. Uvijek je dobro da i sami budete upućeni u cijene na tržištu i znate gdje je granica do koje možete da idete.
4. Dodjela odgovornosti
Podjelite različite elemente događaja u sekcije (primjera radi, registracija i akreditovanje učesnika, ugostiteljstvo, prevoz) i dodjelite svakom članu vašeg tima poneki zadatak, u zavisnosti od stručne spreme i sposobnosti. Ako su sami odgovorni za svoju sekciju, onda će biti uključeniji i više će voditi računa o detaljima i o svakoj promjeni koja može da nastane.
5. Stvorite zajednički dokument
Sa „cloud“ servisima stigle su i mnoge prednosti, te saradnja s vašim timom može da bude jednostavnija.
Kako bi svi bili upućeni u dešavanja i sve infomacije, napravite priručnik ili dokument koji sadrži pojedinosti koje imaju veze s događajem, uključujući i ugovore o dobavljaču, informacije o učesnicima, informacije za kontakt itd.
Kada postoji dobro napisan zajednički dokument, možete svakoga da uputite na njega, tako da nećete biti pretrpani suvišnim pitanjima, stalnim telefonskim pozivima, a bićete sigurniji, jer i vi i cijela vaša ekipa možete uočiti ako nešto nije u redu.
6. Uvijek napravite rezervni plan
Rijetko se dešava da neki događaj prođe bez ijedne promjene ili problema: bilo da je u pitanju neki dokument koji ne može da se nađe ili da važan učesnik ili gost otkaže dolazak. Procijenite koje su najvažnije stvari ili osobe za vaš događaj i osmislite rezervni plan za svaku od njih.
Ako se u budućnosti bude pojavio određeni broj pitanja ili problema, napravite redosled prioriteta i odlučite da li može da se pronađe alternativa, ili te stvari treba da se izbace iz događaja.
7. Prolazak kroz cjelokupan plan i redosljed
Oko dvije nedjelje prije događaja prođite kroz cjelokupan proces događaja. Organizujte sastanak sa svojim timom i kroz razgovor proanalizirajte sve aspekte, od inicijalne postavke do toka cijelog događaja.
Često se komplikacije uoče i istaknu baš na tim sastancima, pa ćete imati vremena da ih ispravite. Nekoliko dana prije događaja organizujte još jedan prolazak kroz mjesto događaja.
8. Fotografišite sve
Slike govore hiljadu riječi i postavljanje dobrih fotografija onlajn je odličan način da pokažete uspjeh vašeg događaja. Ako imate dovoljan budžet, obavezno angažujte profesionalnog fotografa, jer su oni više upućeni u vrste i stil fotografija koje su vam potrebne i imaće možda bolju ideju kako da predstavite pojedine detalje.
Tražite im da pokrivaju događaj iz raznih uglova kako biste imali sve baze: od pune scene ili prostorije do fotografija promotivnih materijala, oznaka brenda i mnogo fotografija ljudi koji uživaju.
Event management je oblast koja posljednjih godina sve više dobija na značaju. Ovo i ne čudi s obzirom na to da ogroman broj događaja, kao što su promotivni korporativni događaji, konferencije za štampu, festivali, izložbe, zahtjeva organizaciju mnogo ljudi i zadataka, komunikaciju s medijima i slične aktivnosti. Kurir