BANJALUKA – Nezaboravan poslovni događaj neće se dogoditi sam od sebe, niti spontano. Organizovanje i održavanje ovakvih događaja zahtijeva planiranje. Bilo da je riječ o jednodnevnoj konferenciji ili sedmičnoj promociji proizvoda i usluga, planiranje vašeg događaja čini razliku između uspjeha i neuspjeha.
Jedan gaf sa lošim ozvučenjem ili lošom rasvjetom može vas koštati konferencije na koju ste pozvali jako važne učesnike ili poslovne partnere, stoga planirajte detaljno! Uspjeh vašeg događaja je u detaljima!
Donosimo vam Vodič sa 24 koraka za organizaciju uspješnog poslovnog događaja.
Jasno definišite svoju ciljanu publiku
Prije nego što učinite bilo što drugo – treba biti jasno – tko je vaša ciljna grupa ljudi?
Nakon toga će sve druge odluke doći na svoje mjesto u smislu: načina, sadržaja, lokacije, vremena, cijene.
Ovakav pristup takođe će vam pomoći da ostanete usredotočeni na postizanje određenih ciljeva i da ne dopustite da opseg postane preširok i izgubi smisao.
Napravite popis detalja – sve, uključujući rasvjetu i javni prevoz, do sadržaja i osvježenja.
Kada odlučite organizovati događaj, sve je važno. Od programskog sadržaja i osvjetljenja do prevoza i parkiranja – sve se računa. Vaša publika će sve pripisati vama i vašem brandu. Izrada popisa osiguraće da ne zaboravite na bitne stvari i detalje.
Pripazite na druge slične događaje prilikom biranja termina.
Provjerite kalendar. Provjerite jeli događaj zakazan preblizu praznicima ili popularnim vremenima odmora. Jednako je važno provjeriti i druge događaje na koje bi ciljani učesnici mogli ići.
Poslovni događaj mora imati jasan cilj
Prije nego što krenete u akciju planiranja poslovnog događaja, budite jasni zašto to radite, jer svaka odluka nakon toga mora ići u smjeru vašeg glavnog cilja.
Radi li se o stvaranju svijesti o vašoj tvrtki ili određenom proizvodu?
Želite razviti lojalnost kupaca?
Ili jednostavno želite zaraditi uz prigodnu promociju?
Budite fleksibilni i očekujte promjene plana
Dok ulazite u proces planiranja događaja, možda ćete otkriti da se vaš događaj mijenja u veličini, lokaciji i na mnoge druge načine iako to prvotno niste predvidjeli. To je sasvim ok sve dok ne izgubite iz vida razlog zbog kojeg uopšte radite sav taj posao. Potrebna je određen nivo fleksibilnosti.
Definišite svoja ograničenja
Moramo biti svjesni šta možemo ili ne možemo realno učiniti – bilo da je riječ o budžetu… ili vremenskim periodima. Ako se odlučite za jedan događaj uživo u sedmici dana, planirajte „intimniju vezu“ sa ciljanom grupom. Ako je to veliki događaj, pripremite se nekoliko mjeseci unaprijed. Ako je budžet malen, možda ćete morati balansirati i biti više kreativni to znači i mnogo raditi sami.
Stvorite jasne i mjerljive ciljeve
Uvijek počnite sa strategijom. Baš kao i svaki posao, veliki događaji počinju snažnom, promišljenom i mjerljivom strategijom.
Događaji uživo su nevjerojatan način da predstavite svoj brand, povežete se s vašim ciljnim tržištem i dobijete povratne informacije o vašem proizvodu. Morate znati šta pokušavate postići. Držite se mjerljivih ciljeva i zapišite na što tačno ciljate. Zatim se pobrinite da nastavite s postizanjem tih ciljeva.
Financijski plan: Kako platiti poslovni događaj?
Izradite “plan finansiranja” i procijenite brojeve.
Većina događaja finansira se sponzorstvima, prodajom karata i budžetom internog marketinga – ili kombinacijom sva tri.
Kada izradite budžet za događaj, morate procijeniti koliko novca možete realno povećati iz svakog segmenta. Prije nego što rezervišete mjesto ili potpišete ugovor, dobro je najprije početi s potpisivanjem sponzora ili prodajom unaprijed plaćenih ulaznica kako biste bili sigurni da postoji dovoljno interesa za vašu ideju za finansiranje.
Napravite cjenovnik i uštedite novac putem donacija sponzora.
Događaji imaju tendenciju koštati više od očekivanog – prvenstveno u pogledu mjesta održavanja i hrane i pića. Ne zaboravite na sve dozvole i licence koje ćete takođe trebati.
Napravite sveobuhvatan popis svih troškova i zatim istaknite područja na kojima mislite da sponzori mogu odigrati bitnu ulogu.
Razmislite tko bi još mogao biti zainteresovan za vaš poslovni događaj ?
Ako prvi put organizujete ovakve događaje, kontaktirajte ljude za koje smatrate ili znate da su zainteresovani za ovakav poslovni događaj i uključite ih u samu organizaciju ili kao sponzore.
Marketing: Kako dovesti ljude?
Trebaće vam marketinški plan. Napravite marketinški plan za poslovni događaj. Što ste više organizovani, to će vaš događaj biti profesionalniji i bolji. Zapamtite vaš događaj najviše govori o vama i vašem brendu!
Budite neumorni u marektingu ili će vaš događaj propasti
Ako ne želite biti sami na događaju, onda reklamirajte, reklamirajte i reklamirajte svoj događaj. U današnjoj šumi socijalnih medija i naprednih mogućnosti prikazivanje željenih sadržaja ciljanoj publici, online marketing sigurno nije stavka na kojoj želite štedjeti!
Zbog čega bi netko htio doći na događaj?
Morate definisati ZAŠTO i ŠTO radite na događaju koji će dovesti ciljanu publiku. Za potrošačke proizvode to može biti zabava sa demonstracijama i besplatnim uzorcima proizvoda.
Za poslovne ljude to bi mogao biti obrazovni sadržaj ili uzbudljiv, i popularan stručnjak u određenom području. Šta god da je, nemojte izgubiti vezu s time zašto želite da ova posebna publika traži mjesto više na vašem događaju.
Za neke je to photo booth gdje će napraviti lude fotografije sa vašim proizvodom i podijeliti ih na društvenim mrežama.
Jasno i glasno navedite zašto bi vaša ciljana publika trebala prisustvovati
Kada promovišete događaj svakako recite svojoj ciljanoj publici:
Što će naučiti?
Koga će upoznati?
Zašto bi trebali biti tamo?
Koje aktivnosti očekivati?
Nemojte pretpostavljati da će vaši prijatelji reći svojim prijateljima.
Unaprijed pripremite članke za medije i portale
Novinari su često u žurbi i skoro uvijek kasne sa rokovima, zašto im ne biste pomogli?
Napišite unaprijed članke o događaju, i odmah nakon događaja im samo pošaljite željene fotografije tako da vijesti o vašem poslovnom događaju budu “live” i na medijskim lokalnim portalima tamo gdje se događaj i održava.
Oglašavajte najavu svog događaja na Facebook-u i Instagramu
Kreirajte FB Event i pozovite što više ljudi koje bi događaj mogao zanimati, recite svojim prijateljima da pozovu svoje FB prijatelje i recite im i zašto.
Sponzorisano oglašavanja na društvenim mrežama često se zanemaruje kod manjih događaja.
S druge strane ovakav efikasan i finansijski prihvatljiv način oglašavanja može vam donijeti hrpu pažnje i posjetilaca tačno određene ciljane grupe ljudi.
Zanemarivanje ovog tipa oglašavanja čak može dovesti i do totalnog fijaska posjećenosti samog poslovnog eventa.
Izvještavajte Live sa događaja
Ljudi prečesto zanemaruju objave na društvenim mrežama što je poptuno pogrešno u ovom slučaju!
Jednostavno snimite live video kada je gužva na događaju, napunite vaše FB i Instagram Story-e sa fotkama i video materijalima koji se događaju SADA! To će sigurno privući još zainteresovanih.
Stvorite “Jedva čekam” efekt
S marketingom na društvenim mrežama krenite barem tri sedmice prije samog održavanja događaja. Planirajte koji sadržaj objaviti i kada, imajući na umu cilj održavanja događaja, polako stvarajte isčekivanje i naravno potaknite zanimanje željene publike, kroz pitanja i nagradne igre!
Neka vas “spomene” lokalni influencer
Budite pametni s blogerima. Uključivanje lokalnih blogera u učestvovanje na događaju obično je odlična strategija za dobivanje publike prije, za vrijeme i nakon događaja. Blogeri obično računaju na širok doseg i obično ne slijede pravila tradicionalnih medija i jako često znaju kreativnim stilom privući publiku na vaš poslovni događaj.
Photo booth najavite unaprijed
Naravno da će neki doći samo da se besplatno fotkaju i dobiju fotke, ali ipak koji brend ne bi želio da se ljudi sa osmjehom fotkaju sa njegovim proizvodom ili sa rekvizitom na kojem stoji logo njegove kompanije.
Postoji li bolja reklama od osmjeha?
Tvoj tim: koji će voditi organizaciju i provođenje plana
Delegirajte zadatke i odgovornost. Bez obzira na veličinu vašeg događaja, uvijek pokušajte delegirati zadatke na više članova tima. Ako jedna osoba bude zadužena za svaki detalj plana to sigurno neće izgledati dobro. Kad god je moguće, neka ljudi preuzmu kontrolu nad područjima u kojima najviše uživaju.
Dosljedno od početka do kraja
Dođite prije svih na radno mjesto i često tražite povratnu informaciju o zadacima koje ste delegirali. Dok god ljudi znaju da očekujete ažuriranja s vremena na vrijeme, manje je vjerojatno da će postati frustrirani kada ih pozovete ili im pošaljete poruku da provjerite kako napreduju.
Budite vođa, a ne šef
Pitajte članove tima kao i ostale ljude što misle, i pokažite im svojim radom da ste spremni zasukati rukave i raditi koliko treba da događaj bude veličanstven.
Tražite kritike i budite spremni i na one loše. Ako ste obavili pola posla kako treba, dobićete puno pohvala. Ali ipak tragajte za kritikama koje su vam promakle i radite na tome da otklonite sve moguće greške.
Neka stručni tim za društvene mreže prati vaš poslovni događaj
Iako nije imperativ za svaki poslovni događaj ili industriju, sve više i više događaja se usredotočuje na iskorištavanje virtualne moći svoje publike na društvenim mrežama. Ako je vaša publika na Facebook-u ili Instagramu, tamo i vi trebate biti stoga će vam trebati profesionalni tim za izvršavanje ovakvih zadataka.
Krenite u akciju planiranja, i iskoristite ovaj proces od 24 koraka da napravite vaš poslovni događaj nezaboravnim i ne zaboravite: Uspjeh vašeg poslovnog događaja je u detaljima!
photozone.ba/capital.ba