ZAGREB, Većina preduzetnika rukovodi se sljedećom filozofijom: „Ako želiš da nešto bude napravljeno, napravi to sam“. Ova opšteprihvaćena mantra, zapravo je samo pola istine. Ako želiš napraviti nešto isprve, najbrži način je napraviti to sam.
Međutim, želite li da se iz dana u dan posao odrađuje kvalitetno, a nemate mogućnosti raditi deset stvari istovremeno, treba vam tuđa pomoć.
Kako bi svi zadaci bili odrađeni na nivou, potrebno je transferisati proceduralno znanje, odlučivačke smjernice, i raspored iz vašeg uma prenijeti svojim zaposlenima.
Evo nekoliko konkretnih primjera:
1. Dokumentujte proces
Svaki zadatak u kompaniji slijedi određeni proces. Postoji najbolji način kako se javiti na telefon, te kako kvalitetno otpremiti proizvode. U većini malih kompanija, znanje o tome kako napraviti dobar posao leži u preduzetnikovom umu. U situacijama kada zaposleni ne posjeduju određeno znanje oni će ili sami pretpostaviti što bi se trebalo napraviti ili će vas konstantno obasipati pitanjima te će vam duže trebati da na njih odgovorite nego što bi vam trebalo da posao sami napravite.
Kako biste riješili ovu dilemu, dokumentujte korak po korak procedure po kojima se obavljaju često izvođeni zadaci u vašoj kompanij.
Možete napraviti popis u kojemu opisujete rješavanje zadatka korak po korak, sprječavajući time mogućnost da zaposleni zaborave određenu stepenicu.
Sljedeći način vrlo je kreativan i vizualan a sastoji se od toga da snimite video snimku obavljanja određenog zadatka , pri tom objašnjavajući načine i metode rješavanja problema.
2. Dokumentujte smjernice za donošenje odluka
U većini malih kompanija, zaposleni će vas pitati „Što želite da napravimo?“. Kao privatni preduzetnik, svaki dan donosite male ali i velike odluke. Kako biste proširili vaše poslovanje, a da se pri tom ne izludite od količine posla, ne možete samo delegirati zadatke vašim pretpostavljenima. Morate delegirati i odluke. Kako biste od vaših saradnika iznjedrili donošenje kvalitetnih odluka, potrebno im je omogućiti implicitne smjernice koje vi osobno upotrebljavate.
Svaki put kada vas netko upita „Što želite da napravimo u ovoj situaciji?“, vi nesvjesno, pomoću nekoliko kriterija donosite odluku. Želite li se izuzeti iz odlučivačkog procesa, stavite na papir kriterije po kojima donosite pojedinačne odluke, i podijelite ih vašim zaposlenima.
Neki od uobičajenih kriterija svakako su: štiti li odluka poslovnu reputaciju, ide li odluka u prilog potrošaču ili klijentu, te košta li provodjenje te odluke manje od 500 dolara?
Ako su odgovori na sva pitanja potvrdni, osoblje je u stanju donijeti samostalnu odluku bez da dodatno opterećuje nadređenog. Ukoliko cijena odlučivanja prelazi hiljadu dolara, potrebne su konsultacije sa šefom.
U tim situacijama zaposleni donose odluke koje bi šefu oduzimale skoro 98 odsto njegovog vremena. Najbolje od svega je da je posao obavljen bez silnih sastanaka, telefonskih poziva, e-mailova i diskusija.
3. Napravite raspored
Kako bi osigurali da se ispravne odluke donose na pravi način u pravo vrijeme, potrebno je napraviti zadnji korak – kreirati raspored. Kreirajte dnevni, sedmični, mjesečni i kvartalni popis zadataka koji se trebaju napraviti u vašoj kompaniji. Za kompleksnije zadaće, napravite priručnike u kojima ćete objasniti saradnicima kako odraditi posao na najbolji način.
Ukratko, slijedite ova tri jednostavna koraka i zadaci će biti napravljeni, odluke će se donijeti na vrijeme, a to će zahtijevati od vas minimalni angažman. Business.hr