NJUJORK, Brojnim menadžerima često se čini da radni dan ne traje dovoljno dugo da bi završili sve zadatke.Ako se prepoznajete u ovim riječima, predlažemo vam da pokušate sljedeće. Umjesto da se žalite na preveliku količinu obaveza i premalo vremena, možda bi trebalo da jednostavno promijenite način na koji posmatrate radno vrijeme.
U mejlu poslatom svojim zaposlenima, Džeremaja Dilon, direktor marketinga u “Google Apps for Work”, ponudio je nekoliko savjeta koji vam mogu pomoći da vi i vaši timovi iskoristite dan na najbolji mogući način.
Njegova teorija glasi: “Pametna raspodjela vremena u kancelariji jeste ključ za brzo rješavanje i uklanjanje grešaka i smetnji koje vas sprečavaju da završite svoje predviđene zadatke.”
Dakle, plan je, a ne haos, ono što dominira u uspješnim firmama.
Pred vama su neki od savjeta za to kako možete bolje da organizujete svoje vrijeme i da zatim istim tim savjetima pomognete i svojim zaposlenima.
Precizno postavite svoje ciljeve
Dilon primjećuje da se na radnom mjestu ljudi mogu podijeliti u dvije grupe: kreatore i menadžere.
Dok je dan jednog menadžera raspodijeljen u intervale od po 30 minuta, ljudi koji su kreativci i usmjereni na stvaranje razmišljaju o danu u terminima poput “pola dana” ili “cijeli dan”. Ljudi koji kreiraju na isti način razmišljaju i o vremenu. Oni “kreiraju vrijeme”, to jest posvećuju se tome da završe zadatke za određeno vrijeme u radnom danu.
Dilon kao dobar primjer ističe studiju o vježbanju, u kojoj su učestvovale tri ispitaničke grupe.
Grupa koja je dobila najbolja uputstva, specifična i jasna – da počne sa vježbama unaprijed određenog dana i u određeno vrijeme – ostvarila je i najveći uspjeh. Čak 91 posto ispitanika zapravo su obavljali svoj zadatak. Slično, Dilon smatra da menadžeri mogu da budu produktivniji ako razmišljaju o svom vremenu na način na koji to čine kreatori. Važno je da jasno odrede kada i gdje treba da obave neki posao i da na taj način rasporede vrijeme za određene projekte.
Razmislite o svom rasporedu sastanaka
Pogledajte spisak svojih sastanaka u kalendaru. Da li je svaki od njih neophodan i koristan? Možda neki od njih mogu da traju kraće ili da uključuju manji broj ljudi. Drugi bi mogli da se odlože za neki pogodniji period, dok neki čak sigurno mogu i da se sasvim otkažu. Planirajući na ovaj način često možete uštedjeti dosta vremena i energije. Nakon toga možete da preraspodijelite vrijeme koje ste tako uštedjeli na ono što je zaista važno u vašem poslu.
Planirajte svoje dane i nedjelje u skladu sa vašom energijom
Svakog dana pokušajte da sesiju nalaženja vremena pomjerite za jutro, kad još niste zamoreni i preplavljeni svakodnevnim obavezama. Nemojte da odgađate bitne zadatke za kasnije ili za petak po podne, kada se, po nekom nepisanom pravilu, sastanci smatraju završenim, savjetuje Dilon. Naprotiv, iskoristite energiju koju ste stekli preko vikenda kako biste ponedjeljkom isplanirali svoje obaveze za cijelu narednu nedjelju.
Ostavite svoje najvažnije zadatke za utorak i srijedu, kada naša motivacija dostiže najviši nivo. Četvrtak treba da koristite za sastanke, a petak, kada se entuzijazam gasi, koristan je za dugoročno planiranje i izgradnju odnosa.
Napišite spisak stvari koje ste uradili
Jedan od efikasnih načina da odredite na koje aktivnosti vam odlazi najviše vremena na poslu jeste da zapišete sve stvari koje ste obavili tokom radnog vremena. Navedite i vrijeme koje koristite da odete po kafu ili ono kada “samo začas nešto provjerite na internetu”. Kada kritički sagledate sve aspekte svog radnog dana, uvidjećete da mnoge stvari koje radite možete da obavite mnogo brže ili da čak ne treba uopšte da ih radite.
A zašto su vrijeme i efikasnost toliko važni? Izračunato je da danas, ako projekat ne može da se osmisli, kreira, izvrši i koriguje za period koji je četiri puta kraći od standarda, vaša organizacija donosi profit koji je manji od prosjeka.
Osim toga, ako želite da vodite ljude, vaši prioriteti su efikasno upravljanje promjenama u okruženju i očekivanje više proaktivnog ponašanja zaposlenih, bilo da se radi o operaterima, saradnicima ili direktorima. A da biste to postigli, morate sami da date primjer i budete uzor svojim radom, vještinama i znanjem. Kurir